Schoonmaken, uitbesteden of zelf doen?

Facilitaire zaken

Vuil kan netjes omschreven worden als het aanwezig zijn van ongewenste materie die een storend effect kan hebben op de woon- en/of werkomgeving. Een breed begrip, dat zowel de leefbaarheid van gebouwen als het goed functioneren van de daar aanwezige apparatuur omvat. Het schoon houden van de kantoren, servicediensten en magazijnen betekent veelal uitbesteden aan gespecialiseerde bedrijven. Alleen bij kleinschalig onderhoud, zonder delicate apparatuur of lastige objecten komt binnen de PC-branche de eigen schoonmaker nog aan bod.

Omzet
In de institutionele schoonmaakmarkt gaat veel geld om. De reiniging van gebouwen in Nederland heeft een jaarlijkse omzet van tegen de fl. 4 miljard. En dat is niet voor niets, want onvoldoende schoonmaak-onderhoud kan zeer negatieve gevolgen hebben voor een `gezonde werkomgeving', het correct functioneren van apparatuur en het milieu.
In ons land houden een kleine 6.000 bedrijven zich met het schoonhouden van kantoorpanden, magazijnen, fabrieken, scholen, ziekenhuizen etc. bezig. Van de miljarden omzet nemen 13 grote bedrijven circa 40% (per stuk meer dan fl. 25 miljoen per jaar) voor hun rekening. Naar schatting zijn er circa 150.000 werknemers in de schoonmaak-branche actief.
De omvang van de markt is de laatste jaren redelijk stabiel. Insiders spreken van een zogenaamde inkopersmarkt. Dat wil zeggen: bedrijven en instellingen kopen de gewenste schoonmaakdiensten bij facilitaire bedrijven in. Het schoonmaken in eigen beheer lijkt daarmee grotendeels tot het verleden te gaan behoren. Afgezien van wat preventieve maatregelen, zoals een leeg bureau en het netjes achter laten van de werkplaats zodat de schoonmakers er beter bij kunnen, berust schoonmaken voornamelijk op de komst van de reinigingsploeg van een extern bedrijf.

Reinigingsfactoren
Aan de trend om het het schoonmaken van kantoor-, bedrijfs- en fa- briekspanden aan derden uit te besteden liggen verschillende maatschappelijke en industri‰le ontwikkelingen ten grondslag. Een belangrijke factor zijn de loonkosten in relatie tot het geringe aantal daadwerkelijke schoonmaak-uren buiten de kantoortijden. De koffiedame van vroeger die naast het kantinewerk ook nog even de stofzuiger hanteert en de toiletten verfrist bestaat nauwelijks meer. Te duur, geen vervanging bij ziekte en onvoldoende opleiding om aan nieuwe ISO-normen te voldoen betekenen het einde voor dit bij veel bedrijven nog vertrouwde gezicht. Een andere factor is de 24-uurs economie, flexibiliteit en complexiteit van de gang van zaken bij vele bedrijven. Hoogwaardige schoonmaak-activiteiten dienen daar eveneens flexibel tussendoor gepland te worden. Kortom: vakwerk op maat waar branche-gespecialiseerde schoonmaakbedrijven vakkundig op inspelen. Schoonmaken en schoonhouden is een gecompliceerd proces geworden dat menig bedrijf niet meer in eigen beheer kan uitvoeren. Voordat er met het schoonmaken begonnen kan worden komen een aantal aspecten om de hoek kijken.

De schoonmaakgevoeligheid en de inrichting van het pand. Extra onkosten voor noodzakelijk specialistisch onderhoud, door beschadiging van kwetsbare apparatuur en dergelijke, worden voorkomen als bij de inrichting rekening wordt gehouden met het feit dat de ruimten eenvoudig schoon te houden moeten zijn.

De reinigingsnorm (in relatie tot wat volgens de ISO-normen nog toelaatbare verontreiniging is en zonder het gewone werk al te zeer te verstoren). Deze normen worden geleverd door de branche-organisaties, de arbeidsinspectie, de arbodiensten en grotere schoonmaakbedrijven.

Het opstellen van een reinigingsbeleid. Eventueel in overleg met de arbodienst en technische adviseurs moet er een compleet (ISO-genormeerd) plan komen dat de wijze, regelmaat en controle van de reiniging gedetailleerd vastlegt.

Het zoeken van een passende schoonmaak-contractant (`cleaning partner') die maatwerk kan leveren.

Welke objecten?
Het aantal objecten in een bedrijf dat regelmatig gereinigd moet worden is vaak groter dan menigeen denkt. Daarbij kunnen diverse categorie‰n worden onderscheiden. Allereerst het gebouw zelf ( het buitenwerk, de gevel, de deuren, plafonds de gangen en ramen). De tweede bestaat uit het meubilair in kantoor, werkplaats of magazijn. Een sub-categorie vormen de planten, aquaria of andere decoraties. Ook hier is schoonmaken, afstoffen en tijdige waterverversing gewenst. De derde reinigingscategorie zijn de op de bureau's en in werkruimtes aanwezige apparatuur. Met name PC's, beeldschermen en delicate elektronische apparatuur vergen specialistisch onderhoud om mankementen te voorkomen.
Kantine en sanitair zijn een vierde groep. Het dagelijks onderhoud van de kantine wordt meestal al uitbesteed aan de cateraar. Het onderhoud van de toiletten, het verschonen van handdoeken, het bijvullen van zeepautomaten en het plaatsen van containertjes voor afval kan beter aan een schoonmaakbedrijf uitbesteed worden. De laatste en wellicht de belangrijkste categorie: de afvalverwerking. De moderne ondernemer krijgt hier steeds meer mee te maken. De milieu-eisen zijn niet mis en wie er een troep van maakt krijgt de gepeperde rekening gepresenteerd! Speciale aandacht verdienen zaken als gescheiden afvalinzameling (papier, groen, chemisch) en recycling-beleid. Ideaal voor de PC-sector waar niet alleen met beeldschermen, afdankte PC's en lege toner-catridges nog veel gedaan kan worden maar ook met de talloze kartonnen verpakkingsmaterialen.

Maatwerk
Om in de schoonmaakbranche succesvol te opereren dient een schoonmaakbedrijf tegenwoordig uiteenlopende relevante contractvormen te kunnen aanbieden. In de praktijk dus niets meer of minder dan schoonmaak-zorg op maat. Contracten kunnen al naar gelang de afnemer unieke vormen aannemen en daarbij gaat het verder dan de stofzuig-frequentie. Er wordt een eigen ISO-genormeerd onderhoud- en reinigingsplan voor het desbetreffende bedrijf opgesteld. Daarin worden meegenomen:

Een gezonde werkomgeving voor zowel het personeel overdag als de schoonmakers. De schoonmakers dienen goed op de hoogte te zijn van eventuele schadelijke stoffen en andere risico's. Er gebeurden al eens ongelukken met niet deskundige schoonmakers die de Nederlandse instructies niet konden lezen. Ze dienen ook op de hoogte te zijn van hoe kwetsbare kantoor- en bedrijfsapparatuur gereinigd moet worden.

Controle op gestelde onderhouds- en reinigingsnormen, de continu‹teit en de regelmaat. Hieraan dient strikt de hand te worden gehouden. Iedereen kent wel de lege zeep- en handdoekautomaten op het toilet, dat ene vergeten bureau waar een belangrijke klant aan gaat zitten en de achter de bloembak geveegde rommel.

Aandacht voor het milieu. Grondige reiniging voor binnen mag geen ramp voor buiten betekenen!

Planning van schoonmaakwerk zodat het gewone werk niet verstoord wordt. Bij de meeste bedrijven zal er of 's ochtends vroeg of na kantoortijd worden schoongemaakt, maar dan wordt er bij velen nog wel gewerkt. Denk ook aan bewakings- en veiligheidsaspecten als het afsluiten van kasten en apparatuur, het informeren van de bewakingsdienst en dergelijke.

Contracten
Zoals gezegd kent de schoonmaakbranche tal van verschillende contractvormen. Als voorbeeld hieronder de drie meest voorkomende vormen.
De eerste contractvorm is het zogenaamde regie-contract. Dit is een eenvoudige variant waarbij schoonmaakcapaciteit wordt geleverd tegen gespecificeerde (uur)tarieven. De opdrachtgever bepaalt hoeveel uren er per dag en op welke wijze er wordt schoongemaakt. Kortom: soppen, dweilen, vegen en zuigen op vaste uren en weer wegwezen. De goedkoopste variant, maar niet altijd even sluitend of geschikt voor een bepaald bedrijf.
Een programma-contract is een uitbreiding van het regie-contract met gespecificeerde schoonmaakwerkzaamheden en bijbehorende frequentie. Bij dit contract wordt al meer rekening gehouden met de specifieke schoonmaakeisen van de bedrijfstak. Toch blijft de relatie opdrachtgever en facilitair bedrijf nog tamelijk star. Het kostenplaatje ligt vast en flexibiliteit in de reinigingsactiviteiten is er weinig.
Bij een optimalisatiecontract is dat er wel. Bij deze vorm worden reinigingsnormen en plannen opgesteld. De schoonmaker verplicht zich tot het handhaven, controleren en zo nodig bijstellen van de reinigingsactiviteiten- en procedures op basis van ISO-normen. Voor de opdrachtgever betekent dit dat de kosten meer variabel zullen worden. Treedt er meer vervuiling op dan brengt het schoonmaakbedrijf meer activiteiten in rekening. Ook de controle en feedback kosten geld. Het bedrijf kan anderzijds de reinigingskosten ook weer ten dele in de hand houden door werknemers meer schoonmaak- en onderhoudsbewust te maken, preventieve maatregelen tegen vervuiling te nemen en de kosten en de baten periodiek te evalueren.

U.S.