Leasen: auto's of toch de fiets?

Facilitaire zaken (slot)

Moderne verkoopmethoden via Internet maken het fysieke transport van artikelen natuurlijk niet overbodig. Elektronische verkoop blijkt zelfs tot meer vervoer te leiden. In deze slotaflevering van `facilitaire zaken' aandacht voor het leasen van auto's met een zijsprongetje naar de lease-fiets. Heeft het nut, wat kost het en zijn er fiscale complicaties?
Nieuwe auto's of occasions, paarden, PC's, kantoren, machineparken, personeel, alles is tegenwoordig tegen een vast maandelijks bedrag bij lease-maatschappijen te huur. Het leasen van auto's is inmiddels bij bedrijven en overheid zo gewoon dat er momenteel 400.000 lease-wagens rondrijden. Ook voor particulieren komen er steeds meer lease-mogelijkheden. De BOVAG maakt er flink reclame mee. De redenen om voor leasen te kiezen zijn divers. Een enkeling vindt een representatieve lease-wagen bij de arbeidsvoorwaarden en het prestige van de functie horen. De meerderheid heeft een auto gewoon nodig voor het werk en vindt leasen gemakkelijker, goedkoper en fiscaal voordeliger dan zelf kopen en onderhouden.

Wagenpark
In de lease-sector zijn veel maatschappijen verbonden aan een bank of verzekeraar. In het algemeen onderscheidt men `full operational lease' en `netto operational lease'. Bij de netto-lease zijn alleen de financiering (rente en afschrijving) en het operationele beheer in het lease-concept vervat. Full-lease is een uitbreiding met beheerszaken als volledig onderhoud, verzekeringen, brandstofkosten, reparatie en ander maatwerk voor de lease-klant. Het vergroten van de `investeringsruimte' is een belangrijke reden om te leasen. De aanschaf van een compleet wagenpark en het onderhoud daarvan is kostbaar. Zeker als voertuigen intensief gebruikt worden en regelmatig vervangen moeten worden. Veel bedrijven stoten dit type niet-kernactiviteiten daarom graag af. Een lease-maatschappij kan op contractbasis en in overleg de volgende taken overnemen:

calculatie en financiering van het wagenpark;

inkoop van auto's (op grond van laadvermogen, prestaties, representativiteit, gestelde bedrijfskosten);

brandstofbeheer (bijvoorbeeld in de vorm van een brandstofpas);

het afhandelen van de verrekeningen en schadegevallen;

vervangend vervoer bij pech of ongeval;

reparatie, onderhoud en het vervangen van banden (ROB);
Bij een lease-contract komen eerst de wensen en uitgangspunten van uw bedrijf op tafel. Gaat het om een of meerdere auto's, om wat voor wagens gaat het en voor welk vervoer worden die ingezet? De lease-maatschappij kan op basis hiervan offertes maken.
Komt men tot een overeenkomst dan worden de wagens besteld en bij u afgeleverd. Is er een (tijdelijk) probleem met de levertijd van wagen(s) dan kan een zogenaamde `voorloopauto' ter beschikking worden gesteld. Een telefoontje moet vervolgens voldoende zijn voor het afgesproken maatwerk. Onderhoud, nieuwe accessoires, vervanging van banden of het inbouwen van een autotelefoon, de lease-maatschappij kan het regelen. Regelmatige rapportages (maandelijks, per kwartaal, of jaarlijks) houden de klant op de hoogte van de kosten.

Lease-varianten
Naast het al genoemde verschil tussen een `netto operationele lease' (aanschaf en financiering) en de full operational lease beheerscontracten zijn er nog een aantal andere varianten. De `full operational lease' is de meest uitgebreide vorm. De lease-maatschappij regelt alles: van aanschaf en verzekeringen tot APK-keuringen, periodiek onderhoud, schadeherstel, vervangend vervoer, en brandstofbeheer. Als de lease-periode afloopt wordt de auto terugenomen, door een nieuwer model vervangen of aan de klant doorverkocht.
Er wordt ook een onderverdeling gemaakt tussen all-in `gesloten lease'-contracten en `open lease'. Bij een open lease kan de klant operationele zaken in eigen beheer nemen, bijvoorbeeld de verzekering, brandstofbeheer, reclame & belettering en/of beperking van kostenrapportages.
Bij het `sale & lease back' contract verkoopt een bedrijf zijn eigen wagenpark (oude of nieuwe wagens) met alle daaraan verbonden werkzaamheden aan de lease-maatschappij om deze vervolgens direct weer terug te leasen. De klant heeft hierbij de aanschaf zelf in de hand en betaalt geen bemiddelingskosten, hoeft niet op levering van de wagens te wachten en is verlost van de onderhoudszorgen. Het omgekeerde, lease met recht op koop, komt ook voor. Ideaal als het aankoopbedrag niet voor handen is of als u voertuigen eerst wilt uitproberen. Dit kan ook met een short lease-contract met een flexibele looptijd van bijvoorbeeld een jaar. Short lease is tevens interessant voor:

nieuw personeel op jaarcontract of in de proeftijd (vertrekt de werknemer voortijdig dan kan het lease-contract direct be‰indigd worden);

opvang van seizoens- en opdrachtpieken;

inzet van mobiel personeel bij kortlopende projecten;
Voor short-lease contracten houden lease-maatschappijen er een eigen park van huurwagens op na. Na afloop van het contract kan short lease in een langer lopende variant worden omgezet (met verrekening van de verschillen).
Lease-maatschappijen is niets te gek. Een aardig voorbeeld daarvan is de opvouwbare lease-step. Speciaal bedoeld voor het geval u in een autoluwe gemeente moet zijn en niet in de buurt van de bestemming mag parkeren.
In de praktijk blijkt tanken, de autokosten-administratie en de kilometer-registratie een hele kluif voor de ondernemer te zijn. De brandstofpassen van bezinepompen kunnen een uitkomst zijn (bijvoorbeeld de Multi Tank Card, Euroshell en Travel Card). Een lease-maatschappij heeft daar een heel service-pakket omheen waar alleen het vullen van de tank zelf niet bij zit: het aanvragen van de pas met pincode, de maatregelen bij verlies/diefstal, de administratie van de tankbeurten en de facturering, de kilometerregistratie en het maken van kostenverslagen.

Fiscaal
Voor werkgevers kan een lease-auto met het oog op de rente en afschrijving financieel soms heel aantrekkelijk zijn. Verder kan er een BTW-voordeel zijn. Een sluitende kilometer-registratie is een vereiste. Bij de belastingdienst neemt men beslist geen genoegen met vage schattingen van zakelijk gebruik gebruik en de prive-kilometers van de werknemers!
De fiscus beschouwt een lease-auto als een onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Voor particulieren ligt de fiscale grens bij woon-werkafstand van 30 km. Is de afstand minder dan 30 km dan dient de werknemer 20% van de cataloguswaarde van de wagen bij zijn of haar inkomen op te tellen. Bij meer dan 30 kilometer woon- werk-verkeer is dat zelfs 24%. Een ander probleem is dat de particulier de over de auto betaalde BTW niet kan verrekenen. Een algemene richtlijn is dat een lease-auto voor werknemers zelf pas financieel interessant wordt bij meer dan 18.000 zakelijke kilometers per jaar. Is dat niet het geval dan kan de werkgever beter een ruime onkostenvergoeding bieden.

Lease-fiets
Tot slot zijn er ook diverse lease-fietsplannen in omloop. `Een fiets voor niets' voor het personeel met gratis onderhoud is daarbij niet van de lucht. Er zijn echter wel een paar kanttekeningen te maken. De overheid heeft de bedoeling om het autoverkeer terug te dringen met subsidie voor werkgevers die de werknemers gratis een fiets geven (eens in de vijf jaar). Dat is natuurlijk alleen interessant als het woon-werk- of werk-cli‰nt-verkeer zich daartoe leent, er een subsidieregeling voor uw branche is en de fietsen op aantrekkelijke wijze met de bedrijfswinst of het brutoloon verrekend kunnen worden. De betrokken lease-maatschappij kan u dit soort zaken uitgebreid voorrekenen.
Het leasen is een moderne, soms financieel voordeliger en bij de fiets ook een milieuvriendelijke oplossing voor uw vervoersproblemen. Als IT-bedrijf ben je dan van een hoop rompslomp af en kan er `investeringsruimte' gecre‰erd worden. Of het ook echt allemaal veel goedkoper is valt te bezien. Daartegenover staan echter wel de voordelen van meer armslag voor de eigenlijke bedrijfsactiviteiten, een nieuwe of vervangende auto bij pech en het kunnen uitproberen van een wagenpark. En zo nu en dan kan een fiets of step best wel een het aangewezen vervoermiddel zijn.

U.S.