Computerplan is een VAR/automatiseerder die vooral veel systemen (Compaq, IBM) levert met Exact-software of ERP-software van Unit 4. Daar komt de nodige dienstverlening en systeemmanagement bij. Toon Lepoutre (vanaf het begin in 1982) en P. van Loon zijn de directeuren. In de Rotterdamse volksmond staat het pand bekend als `de blauwe doos'. Lepoutre: `Klanten verwachten dat alles eenvoudiger wordt maar voor bedrijven als wij neemt de complexiteit toe. Prijzen, specificaties, comptabiliteit van componenten, die informatie wisselt vrijwel dagelijks. Om een goede offerte te maken moet de informatie over het productassortiment gegarandeerd actueel zijn. We hebben daarom een Notes-applicatie gemaakt waarmee we alle informatie over prijzen, technische gegevens en de werkprocessen vastleggen. Van het offreren, de inkoop tot de uitvoering van projecten. Eigenlijk wordt het hele bedrijf aangestuurd door Notes.'
Leeg magazijn
Computerplan heeft daarbij via een vaste lijn een directe Internet-verbinding met distributeur Codis. De distributeur is de bron van informatie waarmee de Notes-toepassing van leveranciers-kant gevuld wordt. `De informatie over prijzen, beschikbaarheid en technische specificaties wordt twee maal per dag automatisch ververst. We beschikken zo continu over de laatste gegevens waarmee we altijd een offerte met de actuele prijzen kunnen geven en we ervan verzekerd zijn dat de producten ook direct beschikbaar zijn. Codis levert vervolgens bij de klant af waarna wij in actie komen. Voorheen belden we altijd meerdere leveranciers, zaten er wel eens achterhaalde prijzen in een offerte of bleken producten achteraf niet direct leverbaar. Met onze Notes-toepassing is het allemaal simpeler en sneller geworden. Het betekent dat we een één-op-één relatie hebben met Codis die nu ook onze enige leverancier is.'
Het idee om volledig op `e-business' over te stappen is niet uit de lucht komen vallen. Van de marges op hardware hoeft een dealer als Computerplan het niet meer te hebben. In de traditionele distributie waar de dozen van leverancier naar distributeur naar dealer gaan, moeten er teveel partijen aan verdienen en hebben ze allemaal ook nog eens het voorraadrisico. `We hebben een andere kijk op de markt gekregen. De distributie-kolom is gewoon te lang en in-efficiënt. Een PC is daarbij grotendeels een commodity geworden. We zijn tot het inzicht gekomen dat wij als dealer overbodig zijn als het om het afleveren van producten gaat. We zijn adviseur, dienstverlener en komen pas met onze expertise in actie als de computers bij de klant op de stoep staan. We zijn geen distributeur, bij het verschuiven van dozen hebben wij geen rol.'
Het magazijn bij Computerplan in dan ook helemaal leeg en de link met Codis betekent tevens dat men geen personeel voor de handling en TD meer nodig heeft. `We willen hier geen dozen meer zien', zeggen Lepoutre en Van Loon, `Het scheelt ook enorm aan telefoon- en fax-verkeer. Tussen Codis en ons zit geen menselijk handeling meer. We zijn virtueel eigenlijk een bedrijf geworden.'
Computerplan houdt zelf geen artikel-bestanden of voorraad bij. Dat is net als het af-assembleren uitbesteed aan Codis en die informatie wordt twee maal daags door gepompt. Lepoutre benadrukt hoe belangrijk actuele gegevens zijn. ` Een offerte die met de prijzen twee dagen achter loopt dat kan niet meer. De klant kijkt ook op het web naar de laatste prijzen. Systemen op maat per fax bestellen gaat ook niet altijd vlekkeloos. Dit soort faal-factoren hebben we eruit gesneden door helemaal digitaal met Codis te communiceren. Met de Notes-toepassing hebben we een continu een actueel assortiment dat ter beschikking staat van de verkopers. Als een offerte is gemaakt is vervolgens alle informatie beschikbaar voor iedereen die bij de uitvoering van een project betrokken is. De verkoop, de mensen die gaan installeren, de projectleiding, de mensen die de service en nazorg doen en ook de boekhouding.'
Met de toepassing is Computerplan in staat een offerte elektronisch aan te bieden en dat werkt een stuk sneller. `Je stopt er vooraf wat meer tijd in en wat je er naderhand dubbel uithaalt. Je weet precies wat de stand van zaken in een project is, de interne procedures liggen vast. Je komt in het hele traject niet meer voor verassingen te staan. Dat hadden we voorheen wel.'
Voor Codis dat, het Notes-systeem van Computerplan kocht, heeft het ook voordelen want zoals Computerplan de info van Codis krijgt is dat ook omgekeerd zo. `Als ze met meer dealers werken als met ons, kunnen ze efficiënter en scherper bestellen, want ze weten wat we offreren en wat er in de pijplijn zit voor de komende drie, vier maanden.'
Strategische keuze
De volgende fase is het koppelen van een klantvolgssyteem. Dat is nu klaar en de eerste orders zijn uitgewisseld. `Codis levert rechtsreeks af bij de klant. Het enige dat wij moeten weten is de afleverdatum. Dat is cruciaal en heeft alles te maken met vertrouwen in je leverancier. Daarop moeten wij immers plannen en uitvoeren.'
Dat Codis de enige leverancier is heeft voordelen. `Vroeger kochten we bij meer leveranciers en hadden we te maken bestellingen die back-order gingen. Aan `rond-shoppen' verdienen we met de huidige marges niet. We hebben duidelijk gekozen voor één leverancier voor alle producten. We bestellen in plaats van dat we inkopen. Onze aandacht ligt dus niet bij de inkoop maar bij dienstverlening. Voor ons en voor Codis is het een duidelijke strategische keuze. Codis is in feite onze inkoop-organisatie en Codis ziet het als een stuk dienstverlening aan haar kanaal. Inkoop, distributie en het neerzetten van machines is niet onze core-business en dat laten we graag aan Codis over. De marges op hardware is voor ons al een tijd geen punt meer. We moeten het hebben van de diensten. We hoeven zelf ook niet meer te sjouwen, die kosten zijn ook weg.'
Iets voor collega's?
Met voortschrijdende e-commerce toepassingen worden dealers een beetje een virtueel onderdeel van een distributeur. Lepoutre verwacht niet dat distributeurs MKB-dealers zullen overnemen of zelf direct naar de eindgebruikers zullen gaan. `In het distributie-kanaal zal er wel wat verschuiven maar dat zal maar een klein deel van de business zijn, denk ik. Distributeurs zoeken allemaal naar toegevoegde. Internet-verkoop a la Dell zal blijven toenemen, in de VS gaat 60% al direct via Internet. Daar gaat het toch naar toe. Maar momenteel krijgt de eindgebruiker dan alleen een doos. Er zal toch een dealer bij moeten komen om te adviseren, te installeren etc. Zakelijke klanten zullen dus bij dealers blijven komen. Rechtstreekse levering van distributeurs brengt wel tempo in het kanaal en kostenbesparing. Klanten zoals wij die hebben bestellen niet op het Web. Die willen advies over netwerken waar ze twee jaar mee vooruit kunnen'. De Notes-applicatie die Computerplan en Codis gebruiken is een kant en klaar systeem dat door anderen afgenomen kan worden. Van collega-dealers en andere branches is er al belangstelling gekomen. `Er blijkt vraag naar te zijn. We hebben er geen naam voor, het is in eerste instantie voor onszelf gemaakt. We hebben wel rond gekeken of aanbieders van werkstroom-software al niet zoiets hadden, maar met die applicaties lukte het niet. Toen besloten zelf maar iets te ontwikkelen voor ons type bedrijf.'
Niet gebouwd om te verkopen of bij anderen te implementeren, maar met de belangstelling van technische groothandels en dealers is Computerplan dat nu wel van plan. Computerplan heeft er ook presentatie over gegeven voor collega-dealers. `Het belangrijkste verschil met bestaande mogelijkheden om via het Web te bestellen en order-informatie op te vragen, is dat met onze toepassing de hele interne werkstroom eraan gekoppeld zit. Dat betekent ook de inventarisatie van wat er bij klanten al staat en dat maakt offreren ook weer gemakkelijker. Het is wel gemaakt voor gebruik met één leverancier. Maar dat heeft zoals gezegd voordelen voor ons type bedrijf. Iedereen zit te hannesen met voorraden, onderdelen van diverse leveranciers en comptabiliteitsproblemen. Als je het vergelijkt met de auto-industrie bouwt iedereen in de PC-handel eigenlijk zijn eigen auto. Daar zitten veel `faal-factoren' bij. Die hebben wij niet meer. Wij stellen samen, Codis bouwt.'
Computerplan,
015-2798999,
fax 015-2798990,
http://www.computerplan.nl