next -index- prev

Personeels self service

Werknemers die rechtstreeks informatie uit centrale informatiebanken halen om hun eigen personeelsgegevens bij te houden. Dat kan door integratie van Human Resource Management-systemen met Internet. Men spreekt in dit verband van `Employee Self Service' of ESS.

HRM & Internet
Wat is nu ESS precies? In feite niets anders dan dat de personeelsleden hun eigen gegevens gaan ophalen, beheren en bijhouden vanuit centrale databanken over een Internet-achtige structuur. Dat kan al via standaard Web-browsers zoals de Netscape Communicator, Microsoft Explorer of de producten van Mosaic. Er worden twee belangrijke vormen van ESS onderscheiden:

Kortom elektronische HRM op maat. Inmiddels is de ESS-markt ontdekt door de leveranciers van personeelsinformatiesystemen. Die leveren zelfs aparte ESS-versies voor de gewone werknemers en de managers. De laatste optie wordt Manager Self Service (MSS) genoemd. Vooral in de VS en Canada heeft ESS een grote vlucht genomen. Daar is het al heel gewoon dat werknemers zelf beoordelings- of loopbaanprognose-formulieren opmaken en deze in native Web-formaat naar hun beoordelaars opsturen. Deze retourneren de formulieren voorzien van passende maatregelen. Een soort on-line functioneringsgesprek dus.

Cultuuromslag
Voor het Nederlandse bedrijfsleven vormt ESS een flinke cultuuromslag. In ons land is het nog niet gewoon dat werknemers allerlei beoordelings-informatie en de gegevens voor loopbaanontwikkeling niet meer automatisch krijgen toegezonden. Uit het ESS-perspectief is men daar nu grotendeels zelf voor verantwoordelijk. Kortom zoek maar op in de Net-database en ga er interactief mee aan de slag. De oude personeelsregistratie trekt zich in deze terug tot het bewaken van het proces zelf en het onderhoud van de ESS-systemen. Uiteraard moet de organisatie wel rijp zijn voor ESS. Een teveel aan openheid ineens kan leiden tot verwarring, een gevoel van (be)dreiging of zelfs sabotage. De werknemer dient geleidelijk te wennen aan het feit dat steeds meer informatie vrij beschikbaar komt voor het personeel en dat daarmee verantwoord behoort te worden omgegaan. Verstandig is om via een communicatieplan, het inzetten van sleutelmedewerkers en het scholen in gebruik van ESS de zaak te implementeren.

Mogelijkheden
Wat valt er in de praktijk allemaal van ESS te verwachten? Dat kan heel divers zijn. Bijvoorbeeld de invoer van een cafetariasysteem met bijpassend calculatie-model voor arbeidsvoorwaarden. Of een snelle manier voor elektronische distributie van huisregels, nieuwsbrieven, cao's etc. Het goed in kaart brengen van de ontwikkelingen, gebeurtenissen en wensen binnen de eigen organisatie. Het eenvoudig invoeren van vakantie- of ziektedagen, verhuizingen, geboort, jubilea, huwelijken etc. Elektronische publicatieborden en personeelsvacatures. Boodschappendiensten of managementsinformatie on-line. Het verrichten van beoordelingen onafhankelijk van plaats en tijd. Het is allemaal mogelijk. Een belangrijk voordeel volgens de literatuur is dat er veel meer tijd beschikbaar komt voor het aantrekken van de beste mensen, hen optimaal inzetten en behouden (het zogenaamde attract en retain). Bij papieren HRM blijkt er in de praktijk vaak maar 32% van de arbeidsuren van HRM-managers beschikbaar voor deze taken. ESS kan dit tot circa 70% verbeteren. Wel rijst de vraag of het allemaal niet te onpersoonlijk of elektronisch gaat worden. Maar dat valt door regelmatig persoonlijke bedrijfscontacten te ondervangen.

Opzet en onderhoud
ESS staat of valt met de eenvoudige interactieve werkwijze en de kwaliteit van de beschikbare informatie. Het vergt nogal wat kennis van ICT-afdelingen om een goede infra- en Web-structuur op te zetten. Gedacht moet worden aan personal assistance schermen volkomen Web native applicaties. Bovendien is ESS geen extra informatiestroom. In tegendeel, ESS behoort de oude traditionele HRM-media te vervangen.
Centraal blijft de Web-browser staan. De werknemers zijn immers gewend om daarmee om te gaan. En als ESS onder muisbereik van de Browser ligt is de stap naar self empowerment en verbetering van de eigen administratieve HRM-processen niet ver meer.

U.S.


© NetInfo