Bonnetje of factuur: kwestie van stijl

Het lijkt een miniem detail, maar let u wel genoeg op de manier waarop er wordt afgerekend en dan met name de bon of factuur. Natuurlijk is de verkoop van klein spul aan eindverbruikers iets anders dan verkoop op rekening via de telefoon, maar denkt u dat zo'n thermopapiertje dat op de kopieermachine al zwart uitslaat voldoende is voor de boekhouding van zelfs de kleinste prutser? Zakelijke klanten, maar ook de particulier die op een of andere manier denkt z'n computerspullen vergoed te krijgen waarderen een nette factuur met liefst een briefhoofd in Kleurendruk meer dan je denkt. Natuurlijk kun je het ook afdoen met een slordig bonnetje, met een stempel als identificatie, handgeschreven en met de nauwelijks verholen irritatie van de verkoper. En wie een administratie van vijf jaar terug doorvlooit beseft, dat al die thermopapiertjes en zelfs veel kassabonnetjes van benzinestations, cafe's, etc. de tand des tijds niet doorstaan. En niet alleen ministers zoals Peper krijgen daarmee te maken, op een goede/kwade dag staan de controluers ook bij u en uw klanten weer voor de deur. Wilt u een bonnetje?: is een vraag die in een professionele computerzaak eigenlijk niet meer gesteld mag worden. Hoogstens kun je vragen; Wilt u de bon op naam?".
Een computerzaak van enige klasse maakt dus altijd een factuur/verkoopbon, met uitgesplitste BTW en wie veel rekeningklanten heeft, doet er goed aan voor hen naar afdeling, eventueel bestelnummer of op naam de factuur uit te draaien. Natuurlijk, voor die twee pakken papier lijkt het overbodig, maar juist de administrateur bij uw klant weet het te waarderen, voor hem is twintig of tweeduizend gulden dezelfde boekingshandeling en turen op papiertjes of toch maar een extra fotokopie maken van een onduidelijk bonnetje is extra werk. Een goede factuur, dat weet iedere boekhouder, vermeldt naast datum, bedrag en klant ook de noodzakelijke details zoals inschrijvings-(dossier)nummer Kvk, bankrelaties, en achterop de leveringsvoorwaarden, al wordt dat vaak erg priegelig. Wat dat betreft is voorgedrukt factuurpapier, dat er best wat chique uit mag zien, de moeite waard.
Met de moderne barcode-scanners en enige integratie van verkoop- en voorraad-administratie is het om een aantal redenen onverstandig om niet standaard met facturen op maat te werken. Daarmee hou je controle op de doorloop, wordt gerommel met contante inkopen vermeden, is er meer kascontrole en bouw je ook nog eens een leuk klanten/relatie-bestand op. En zelfs in de tijd dat e-mail bestellingen steeds vaker de fax of telefoon vervangen is het meesturen van een factuur/verzendbon met de goederen toch niet onverstandig. Het enige probleem daarbij is dat prijzen van bepaalde goederen de vervoerder tippen en wie geregeld goederen laat vervoeren weet dat er hier en daar wel eens iets verdwijnt, en nooit de doos met verpakkingsmateriaal van twee tientjes. Dat kun je verzekeren, maar dat is extra werk, de zeer beperkte aansprakelijkheid van vervoerders in dit opzicht is nog steeds een semi-monopolie dat eens moet worden aangepakt.

CRM
De factuur is, zeker in een retail-omgeving, een intergraal deel van het relatiebeheer of CRM (Customer-relations management). Volgens recent onderzoek (Heliview/Avaya) heeft slechts een derde van de grotere bedrijven zo'n CRM-systeem. Standaardoplossingen is nog geen standaard-toepassing en waar wel sprake is van een standaard-pakket, moet dat vaak (30%) worden aangepast aan specifieke wensen. Sales en marketing-afdelingen maken meer gebruik van CRM dan de service-afdelingen.
Een factuur niet alleen voor verkopen van goederen, maar vooral van diensten en dan natuurlijk TD en afleverkosten is erg belangrijk. Juist daar komen de misverstanden, de ruzies over componenten, de vraag om specificatie van wat er in al die uren is gedaan.
Of je nu zover moet gaan dat je op iedere bon ook de serienummers van de goederen vermeldt, in theorie pikt de scanpen die ook op, is de vraag. Voor grotere items zoals computers en printers zeker, en ook voor software is dat geen gek idee. Zeker waar de BSA met haar dreigcultuur de klanten toch al gek maakt is het vermelden van de serienummers of licentienummers op de facturen misschien verstandig. Zowel voor de klant als voor de dealer, die kan dan achteraf toch bekijken in hoeverre bepaalde software op machines in service wel of niet rechtmatig is. Gezien de toenemende agressie van de BSA in dit opzicht, Microsoft is weer met een campagne bezig, zal men op een gegeven moment de dealers gaan aanpakken. En in zekere zin dragen die ook verantwoordelijkheid, een trouwe klant zal terecht blindvaren op z'n leverancier en claimen dat die toch alles is de gaten houdt? Bij universiteiten en grote instellingen, waar men vaak meent onder een of andere licentie-paraplu te opereren (en dus nog niet in termen van een licentie per machine denkt), krijgt de dealer als snel de schuld.
De factuur is het belangrijkste visitekaartje van uw bedrijf, dat niet alleen in iemands zak verdwijnt, maar vaak over vele bureaus zwerft en daar indruk kan maken. Wie bijvoorbeeld op iedere factuur onderop een extra boodschap laat drukken, zoals "denk aan uw software, is alles wel legaal", of "het jaareinde komt eraan, bel ons om nog even op orde te komen", of zelfs een persoonlijke notitie, zoals "uw verkoper X,Y,Z wenst u dit of dat!". Een factuur en de analyse van de gegevens daarop kan de basis zijn van zowel uw verkoop-beleid, personeelsbeleid, en wie zegt dat de bedrijfskopie van een factuur hetzelfde moet zijn als die van de klant? Wat extra codes, die bijvoorbeeld aangeven dat het om een grote klant gaat, om een toevallige jongere, waarom die niet tegelijk bij het aanmaken van de factuur laten ingeven?