next -index- prev

Management: onderhandelen, niet alleen om te winnen

Verschil van inzicht en belangentegenstellingen kunnen de sfeer en productiviteit verlammen. Als partijen vastzitten is het tijd om via onderhandelen en bemiddelen iets te vinden waarmee betrokkenen weer verder kunnen. Een kunst waarin een manager bedreven moet zijn.

Onderhandelen nodig?
Uitputtingsslagen met zwetende onderhandelaars en hun tekeer gaande achterban zie je wel breed uitgemeten op TV. Dat mag dan van belang zijn bij politieke onderhandelingen, op de werkvloer gaat het er doorgaans subtieler aan toe.
Ongemerkt wordt er veel onderhandeld over allerlei kleine zaken. Daar is op zich niets verkeerd aan, mits er maar niet over alles en nog wat wordt geŽmmerd. De slagkracht van het bedrijf neemt door een onderhandelingscultuur zienderogen af. Een eerste vraag is dus of onderhandelen wel nodig en zinvol is. Bij onderhandelen gaat het om het veranderen van bestaande verhoudingen. Dat is iets anders dan bemiddeling bij verstoorde verhoudingen, daarbij is het zaak de betrokkenen eerst weer on speaking terms te krijgen. Onderhandelen komt slechts in beeld als er daadwerkelijk bestaande verhoudingen gewijzigd dienen te worden en er winst te verwachten valt.
Een ander punt is of u als manager over de juiste capaciteiten beschikt als onderhandelaar. Heeft u daarmee ervaring? Weet u voldoende van de achtergronden van de ontstane problemen af? Bent u er persoonlijk niet teveel bij betrokken? Accepteren anderen u wel als onderhandelaar?

Winst verlies
Het is een wijd verbreid misverstand dat onderhandelen zich vooral in een winst/verlies-setting afspeelt. In veel gevallen betreft het een 'intergratieve' onderhandelingssituatie. Dat wil zeggen dat beide partijen een gezamenlijk belang hebben en beide met winst naar huis moeten kunnen. 'Winst' kan van alles zijn, bijvoorbeeld een betere samenwerking of afstemming, een beter markt- of productieperspectief, betere werkomstandigheden door minder belemmering of tegenwerking. Belangrijk blijft: is het doel alleen door onderhandelen te bereiken of zijn er wellicht andere, snellere oplossingen. Het bereiken van overeenstemming hangt vooral af van: het respecteren van de wederzijdse belangen; het accepteren van relatief kleine winstmarges (beter iets dan niets); het vermijden van verborgen agenda's. Intergratief onderhandelen heeft met name de voorkeur als het om details en het afbakenen van taken. Is de sfeer al behoorlijk geladen en confronterend dan zal het een onderhandelaar moeilijk vallen wederzijdse belangen op tafel te krijgen.
De andere manier van onderhandelen heet 'distributief'. Hierbij zijn partijen duidelijk erop uit een flinke winst voor hun achterban te behalen. Dat maakt de onderhandelingen een stuk onvriendelijker. Als de onderhandelaar niet uitkijkt wordt hij of zij al gauw als de kwade genius of partijdige scheidsrechter gezien. Bij distributief onderhandelen is vaak sprake van tegenstrijdige belangen, schaarste van middelen, zelfs openlijke vijandschap en langslepende conflicten. Het draait erom de best mogelijke deal ten koste van de andere partijen) te behalen. In de praktijk lopen intergratieve en distributieve tactieken uiteraard vaak door elkaar.

Ken uzelf en de ander
Het al dan niet slagen van onderhandelingen hangt af van een goede voorbereiding, de wil tot onderhandelingen en de onderhandelingstechniek. Om welke belangen en bestaande verhoudingen gaat het eigenlijk? Verschillen de partijen fundamenteel qua inzichten of zijn er juist wederzijdse belangen die veel aangrijpingspunten en kansen bieden? Het is dan belangrijk om een keuze te maken t.a.v. welke methode de meeste kans van slagen biedt. Bekijk tevens welke strategie in deze de andere partij(en) vermoedelijk zal gaan volgen.
Elke onderhandelaar heeft zijn of haar eigen sterke en zwakke kanten. De opponent zal proberen de zwakke uit te buiten en de sterke te pareren. Dat leidt tot veel onderhandelingsgedoe. Leuk voor de buitenwacht als de vonken eraf vliegen, maar het blijft verspilde energie als er wel degelijk een gemeenschappelijk belang is. Het is daarom van groot belang uzelf en de ander goed te kennen. Dat voorkomt onnodig geruzie, elkaar pootje lichten en het gevoel van 'daar gaan we weer voor een uurtje of wat'. Een goede onderhandelaar weet tijdig te stoppen, geeft en neemt, laat zo nu en dan zaken op hun beloop totdat een rustiger vaarwater bereikt is. Zorg voor time-outs en enige socialisering tijdens een lunch of zo. In de pauze valt het dikwijls reuze mee en blijken die anderen toch ook mensen te zijn.

Checklist
Een cruciale fout tijdens onderhandelen is het onvoldoende luisteren naar elkaar. Dan worden informatie en kansen gemist. Luisteren wordt moeilijk in de volgende situaties:

Een goed luisteraar proeft de sfeer, denkt vooruit, anticipeert op de reacties en schat in wat beter wel of niet gezegd kan of moet worden. Op welke wijze communiceert die ander eigenlijk? Met woorden, gebaren, zijn wiebelende voeten? Door observeren is daar veel van te leren.
Alvorens aan de onderhandelingstafel te verschijnen is het handig om de volgende checklist af te lopen.
Bovenaan staan het doel of de doelen van de onderhandeling. Zijn die helder, concreet en uitvoerbaar? Idem: wat zijn de doelen van de ander? Kunnen of mogen deze doelen tijdens de onderhandelingen zelf nog bijgesteld worden? Wat zijn de kaders, met andere woorden wat is de speelruimte, de marge, wat zal er minimaal binnengehaald moeten worden en hoe hoog zet je in?
Een belangrijke bouwsteen die niet op uw checklist mag ontbreken is de research. Meten is weten. Cijfers, figuren, posities en profielen kunnen waardevolle hulpmiddelen zijn. Zijn er bepaalde aannames of zekerheden die mogelijk niet kloppen en wat te doen als zij straks anders uitpakken dan verwacht?
Stippel van te voren een onderhandelingsstrategie uit. Deze bestaat uit het plan van aanpak en gekozen methode, het eventuele gebruik van het informele circuit om uw positie te verstevigen, methoden voor het pareren of uitbuiten van de te verwachten strategie van uw opponent en het regelen van time-outs waar die nodig zijn.
De regels tijdens de onderhandelingen vormen een geheel ander punt van aandacht. Welke regels en fatsoensnormen gelden aan de onderhandelingstafel? Met name bij andere culturen en in het buitenland hanteert men dikwijls heel andere wel of niet geschreven protocollen. Onvoldoende kennis daarvan zet u op verlies. En hoe lang (tijdslimiet) mogen de onderhandelingen eigenlijk duren?
Opereert u straks aanvallend of eerst afwachtend? Hoe te handelen in geval van onvoorziene omstandigheden?
Onderhandelingen leveren een positief of een negatief resultaat op. In beide gevallen zal dit resultaat naar buiten gebracht worden. Hoe, wanneer en waar doet u dat? Daar hangt veel van af.
Onderhandelen is een managementsspel dat gespeeld wordt om de knikkers. Dat kan zowel om een wederzijdse verdeling van die knikkers gaan als een win/verlies-situatie. In beide gevallen staat een evenwichtig, onderbouwd en bevredigend resultaat voorop. Lijkt dat voorlopig niet haalbaar dan kunt u beter eerst andere management-technieken inzetten.

U.S.


© Dealer Info