Nu de nieuwe Office (System) versie officieel op de plank kan staan gaat men afwegen of overstappen op weer een nieuwe versie wel zo nodig is, zijn de verbeteringen wel zo nuttig als men claimt, zal de beloofde integratie van front- en backoffice wel leiden tot meer efficiency, vrijwel niemand staat juichend te wachten op deze nieuwe versie.
Misschien dat in het distributiekanaal het enthousiasme wat groter is, we zitten tenslotte allemaal te wachten op nieuwe producten en 'n nieuwe kaskraker. Niet dat Microsoft z'n dealers en wederverkopers echt een opsteker gunt, de hele licentie-aanpak is al jaren duidelijk, uiteindelijk zit er niemand meer tussen en betaalt iedereen direct aan Microsoft. Het aanbrengen van licentie-klanten is op korte termijn leuke business, op termijn valt de dealer of reseller uit het plaatje.
Maar dit najaar zijn er misschien toch nog wat klantjes over te halen de overstap te maken, en voor nieuwe systemen is dat zeker de moeite waard.
Van onder naar boven of andersom, back-end of front end
Gaat de back-end vallen voor de functionaliteit van XML en dwingen ze de front-end en desktop gebruikers daarom om over te stappen op de nieuwe Office-versie en zich dan te houden aan de standard 'formats' met XML of gaat het andersom. Veel experts zeggen dat de productiviteit omhoog kan met XML koppelingen en automatische links tussen deelapplicaties, het is veel meer een geheel en heet dan ook terecht Office System.
Als veel eind- en thuisgebruikers zouden overstappen op de nieuwste Office-versie zou dat een stimulans zijn voor bedrijven en grotere organisaties om ook te upgraden. Voor een groot deel van de grotere organisaties is dat geen kwestie van het aanschaffen van pakketten, via de licentie-opzet kunnen ze altijd de nieuwste Microsoft-software donwloaden, maar een organisatorische kwestie. De kosten van overstappen en hertrainen, maar ook de organisatorische consequenties dat de toegang tot onderliggende data over klanten, personeel, contracten, afspraken voor het grijpen komt. Wil je dat weer beperken tot wie die informatie wel mag zien vereist heel wat werk en inzicht van de IT-afdeling, zeker als er ook koppelingen zijn met datastromen van buiten de organisatie. Digital rights management kan een nachtmerrie worden, als de nachtportier plotseling toegang blijkt te hebben tot vertrouwelijke gegevens.
Meer integratie en transparantie vraagt ook meer beveiliging en meer risico en kans op doorsijpelende vergissingen en fouten.
Stevig
Microsoft vraagt een stevige prijs voor het complete professional Office pakket, je betaalt er 499 dollar voor en de volume-discount is mager. Natuurlijk, men heeft het leuk aangekleed, met gratis upgrades en een paar jaar support, en de thuisgebruiker krijgt met de teacher-student versie een flinke korting, maar het blijft een duur stukje software. Toegegeven, samen met Windows is het bijna alles wat de gemiddelde gebruiker ooit nodig zal hebben (naast een stevig antivirus pakket om de gaten die Microsoft laat zitten weer te dichten) en waarom die stap dan niet nemen? En dat is ook de bais van de acceptatie-politiek, wie een nieuwe PC laat aanrukken zal vast ook wel de nieuwste Office meepakken, en dan gaat de invoering geleidelijk wel op gang komen. Of dat snel genoeg gaat is de grote vraag, kan Microsoft de Office-omzetmachien op gang houden. Voor een deel is dat al geregeld in de automatische licenties met een vaste omzetstroom, maar Microsoft wil duidelijk meer.
Het evenwicht is verschoven
Wat me wel opvalt is dat ondertussen de prijs voor de noodzakelijke software op de gewone huiskamer-PC hoger is geworden dan wat je aan de hardware uitgeeft. Voor wat een legaal complete Office System pakket plus Windows kost, dus zo'n kleine 500 euro, kun je net een simpele budget-PC aanschaffen. En in de praktijk heb je na een jaar of drie, vier niet alleen nieuwe software, maar ook een nieuwe PC nodig. De balans tussen hardware en software is dus verschoven naar de software-kant. Voor de bedrijfsmatige gebruiker die rekent in termen als 'Total Cost of Ownership' is de hardware al veel langer de minst belangrijke factor, want de kosten van training, onderhoud en software zijn samen duidelijk hoger dan wat het ijzer en het silicium kost.
Dit is waar Linux ook voor de kleine gebruiker een kans krijgt, want een PC met Linux en het toch langzamerhand heel brede OpenOffice (nu versie 1.1) is dus aanzienlijk goedkoper. Toch lopen de PC's met Linux nog niet erg, het zijn vaak budgetkopers die er thuis toch een al dan niet legale Windows overheen knallen.
Echte verbeteringen?
Natuurlijk krijgen we een hele download over de voordelen en verbeteringen in de nieuwe Office, Microsoft begrijpt ook wel dat alleen een ander versienummer op de doos niet voldoende is. Prachtige verhalen over front- en backoffice integratie, XML als grote koppeltruc en reeksen verbeteringen in de onderliggende deelpakketten, al krijg je wel de indruk dat de nieuwe Office vooral voor de grotere organisaties voordelen biedt, de simpele desktop-gebruiker gaat er niet zoveel op vooruit. Een paar functies, wat meer integratie en makkelijker overspringen tussen de deelpakketten, maar erg veel verbetering op desktop niveau brengt de nieuwe Office suite niet. Wil je echt gaan samenwerken, bijvoorbeeld met meerderen een document editten, dan is extra Sharepoint software nodig op de server.
Microsoft vernieuwing beperkt tot eigen boezem
Het imago van Microsoft is niet onverdeeld gunstig, velen zien het bedrijf dat altijd 80% produkten in de markt zet en de last van debuggen en upgraden afwentelt op de gebruikers. Men erkent dat uiteindelijk de Microsoft software wel gaat voldoen, maar dat je beter niet te snel mee kunt gaan met nieuwe versie en upgrades, even afwachten tot de kinderziekten verholpen zijn in niet onverstandig.
Maar goed, de Nieuwe Office kent zinvolle verbeteringen, je kunt zelfs wel stellen dat de tot nu toe toch wat vage .net filosofie er weer wat duidelijker pootjes door heeft gekregen. Maar wat me opvalt is dat die verbeteringen allemaal in een bepaalde richting gaan, namelijk dingen die de eigen Microsoft organisatie kan gebruiken. In die zin is de Microsoft software vaak een sort projectie, het invullen van de eigen behoeften van wat toch wel een grote en international organisatie genoemd mag worden. Maar daarmee ook beperkt tot navelstaarderige verbeteringen, zich echt verplaatsen in de huid van bijvoorbeeld de kleine gebruiker, MKB of aan de andere kant overheidsorganisaties of produktiebedrijven kun je niet verwachten.
Een mooi voorbeeld van zelfzuchtige oplossingen is de self-destruct functie van e-mails. Je kunt e-mails sturen, die zichzelf na verloop van tijd vernietigen, maar ook forwarding en printing door de ontvanger kan worden geblokkeerd. Heel handig om schandalen te voorkomen, lastige onderzoeken door bijvoorbeeld de overheid te frustreren en in het algemeen de privacy te beschermen. Maar het was Bill Gates zelf, die bij de onderzoeken rond misbruik van de monopoliepositie tegen lastige emails aanliep.
De self-destruct functie van Office (wel via Sharepoint server services en dus nog beperkt tot de eigen interne berichtenstroom) past dus erg goed bij de behoeftes van de Microsoft organisatie, maar ook OneNote en InfoPath passen in dat beeld. De uitgebreide communicatie-mogelijkheden van 'Meeting Workspace' met veel VoIP support helpen met name om de kosten van reizen te beperken en e-meetings efficiënter te laten verlopen. Maar dat wel binnen een bepaalde structuur, meeting opzet, agendering en verslaglegging, hier krijg je met de software ook een soort organisatiemodel opgelegd. Een centrale database-aanpak, overal en ook van buiten via het Internet toegankelijk met XML-code brengt voordelen qua access, routering en dynamiek, maar is ook een keurslijf.
De vraag is of ook de andere verbeteringen en in feite de hele filosofie van .net en Office niet te veel is toegesneden op de eigen behoeftes van de Microsoft organisatie en minder goed aansluit bij wat andere branches of types organisaties nodig hebben.
De Linux 'Open Source' opmars
Qua aantallen is Microsoft oppermachtig, de gebruikers van alternatieve kantoorpakketten als Sun's StarOffice (Unix/Linux), het vrijwel indentieke OpenOffice 1.1 dat ook op de Mac en onder Windows werkt en de Corel kantoorsuite vormen een heel kleine minderheid, minder dan 5%. Maar op de achtergrond is er wel degelijk een bedreiging voor Microsoft, want Linux als operating system is in opmars. Minder om technische dan wel om politieke redenen is er een trend om Microsoft maar om te ruilen voor het in ieder geval veel goedkopere Linux. Veel grote organisaties, maar ook locale overhead en regeringen in met name Derde Wereld Landen vinden dat bijna-monopolie van Microsoft bedreigend en wijken uit of overwegen dat te gaan doen naar wat men dan als 'Open Source' software aanduidt. De stad München bijvoorbeeld koos voor SuSE-Linux op haar 14.000 PC's.
De licentie-politiek van Microsoft de laatste jaren heeft veel weerstand opgeroepen en Microsoft moet vrij defensief optreden. Office is daarbij een belangrijke factor, het is na het OS de meeste gebruikte software en overstappen naar b.v. Open/StarOffice is op zich goedkoop, maar vraagt hertraining en conversie en dat kan vrij duur uitvallen, een argument dat Microsoft terecht aanvoert. Aan de andere kant zijn de beveiligingsrisico's en de kans op crashes bij Linux bepaald kleiner.
De Linux aanbieders zijn in de aanval en winnen ook wel terrein, al is van een brede overstap nog geen sprake. De server-markt is duidelijk meer Linux-vriendelijk dan de desktop. Sun doet wel erg haar best en biedt licenties aan tegen een fractie van wat Microsoft vraagt, maar is dat genoeg. Met de nieuwste Java Desktop is Linux weer wat acceptabeler; het is echter niet alleen een kwestie van performance, maar van marketing en het bereiken van een kritische massa aan Linux-gebruikers.
Het andere alternatief, namelijk om te gaan werken met software op de server (Lan of Net) en de gebruiker als thin client die naar behoefte stukjes software gebruikt, heeft ook duidelijke merites. Het zal van het success van met name andere user-platforms dan de desktop en laptop-PC afhangen of die oplossing veel vaart zal krijgen. Voor toepassingen met PDA's. mobiele (data-)telefoons en andere handzame meenemers of embedded systemen in b.v. auto's is een heel andere aanpak nodig en daar is Microsoft veel minder sterk in. Linux is voor dit soort applicaties een veel rijker en rubuuster system, dat in de server-markt meer steun heeft en laten we eerlijk zijn, bedrijven als IBM, Oracle en HP hebben er belang bij om het MS-juk af te schudden. Maar ook Siebel, Sap, Peoplesoft voelen wel dat Microsoft in hun nek ademt en steunen steeds meer Linux als platform.
Microsoft zal er een zware dobber aan hebben om de nieuwe Office de markt in te drukken, maar het zal deze keer nog wel lukken. Een heel sterke marketing machine, doorlopende licentie-contracten en onvoldoende alternatief zullen de komende jaren ongetwijfeld voor enige tientallen miljarden dollars bijdragen aan de Microsoft omzet. Vorig jaar zette de divisie die Office maakt 7,4 miljard dollar om en dat groeit wel door. Op termijn echter wacht Microsoft een moeilijker taak. Zonder twijfel zullen de alternatieven aantrekkelijker worden, de emotionele weerstand tegen Office als een de-facto monopolistisch product zal groeien en de ruimte voor merkbare verbetering slibt dicht.
L.S.