Office 2003: van desktop naar platform-tool

De presentatie van MS Office 2003 was geen verhaal van nieuwe functionele toeters en bellen maar van positionering. De kantoorsuite verschilt niet of nauwelijks van Office XP, alleen Outlook ziet er wat anders uit en heeft een spamfilter gekregen. Het ging erom Office neer te zetten als deel van het 'System'. In een zakelijke Windows Server (System) 2003 omgeving kan er allerlei Microsoft software omheen gehangen worden en is het via XML-koppelingen mogelijk informatie uit ERP/CRM/boekhoud-systemen in een Office-toepassing op de desktop te krijgen (Office InfoPath heet die tool). Office wordt niet meer gebracht als een suite voor persoonlijke productiviteit op de een desktop maar als maar als de front-end van 'System'. Dat System is er niet, dat moet gebouwd worden en Microsoft heeft circa 20 bouwstenen, dat zijn bestaande desktop- en serverapplicaties als MS Exchange, SQL Server, SharePoint Portal Server, BizTalk Server, Project, Visio, FrontPage, Publisher. Nieuw zijn InfoPath voor integratie van de backoffice-pakketten, Office Live Communications Server (telefonisch vergaderen) en het OneNote notitie-programma (op Tablet PC's met handschriftherkenning in het Engels).
Het idee van System is dat Office van een persoonlijke tool evolueert naar een productiviteit verhogende tool op organisatieniveau. Office is voor bijna iedereen het standaard informatiegereedschap en gebruikers willen, bleek uit onderzoek, daarmee informatie uit andere toepassingen kunnen halen en meer mogelijkheden om samen te werken, en uit weer ander onderzoek blijkt dan dat er acht uur tijdwinst is voor de 'information worker' die vanuit Office gegevens uit een ERP-pakket of Visio trekt en op een SharePoint teamsite of Intranet-portal met anderen communiceert en samenwerkt. Microsoft neemt zichzelf als een referentiepunt, en het is duidelijk dat System interessant is voor grotere organisaties, daar valt voor de vele Microsoft-partners, derde partijen als software-dienstverleners, system integrators, werk te doen, die moeten met de bouwstenen van Microsoft een oplossing in elkaar zetten. Op zich blijft Office dus gewoon een pakket in een doos, die twintig andere ook, de partner moet er een System op maat van maken en dat zal bij elke klant weer verschillend zijn.
Voor consument en kleinbedrijf die Office gewoon als een persoonlijke desktop-tool zal blijven gebruiken is er weinig nieuws. In Word, Excel, PowerPoint en dergelijke is niets veranderd, er staat alleen 2003 bij. Outlook heeft een andere look (de inhoud van de mail staat nu rechts), een spamfilter en een aantal handige te automatiseren archiveermiddeltjes (met vlaggetje, to do directory en dergelijke). De XML-integratie van de programma's is verbeterd, net als de InfoLabels/SmartTags en de taakvensters om van in een applicatie naar corresponderende data uit een ander programma of online naar bijvoorbeeld een vertaalmachine of routeplanner te gaan.
Office 2003 is er in de Standard Edition (zonder Access) voor 489 euro exclusief BTW (NL, full version) en 289 euro (upgrade), de Professional Edition (plus Publisher en Acces) voor respectievelijk 589 euro en 379 euro. InfoPath zit in de Professional Enterprise Edition. De Small Business Edition heeft net als Professional een business contact manager (database voor NAW-gegevens, emailhistorie en ruimte voor notities). Het leukste voor retailers is de 'Editie voor student, docent en leerling' voor niet-commercieel gebruik, dat is anders dan de naam suggereert de consumenten-versie en had dus beter Home kunnen heten. Dit pakket is gelijk aan de Standard Edition, maar dan voor ongeveer eenderde van de prijs, en met een licentie voor drie gebruikers. Dat zal dus ook door kleine bedrijven gekocht gaan worden, Microsoft zei daarover niet moeilijk te zullen gaan doen. Dat onderstreept de positionering van Office 2003 voor de grotere organisaties, een eenmansbedrijf mag best de studentenversie gebruiken.