Dealer Info archief

2004

  1. 21 januari '05 »
  2. 24 december »
  3. 3 december »
  4. 12 november »
  5. 22 oktober »
  6. 1 oktober »
  7. 3 september »
  8. 13 augustus »
  9. 23 juli »
  10. 25 juni »
  11. 28 mei »
  12. 7 mei »
  13. 16 april »
  14. 26 maart »
  15. 5 maart »
  16. 13 februari »
Dealer Info archief

jaargang 14, nummer 16 2004

21 januari, 2005

Management: videovergaderen, zinnig?

Wij hebben niet altijd de tijd en het geld om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Dat betekent dan communiceren op afstand met de telefoon, fax of internet. Daarbij ontbreekt het aan de non-verbale communicatie, de expressie en de emotie. Helpt videovergaderen?
Onder videoconferentie, ook wel videocommunicatie, ‘visual collaboration’ of, net als bij spraak, VoIP (Video over IP) genoemd, wordt het realtime communiceren in beeld en geluid over grote afstanden verstaan tussen twee of meerdere participanten. Nog niet zo lang geleden was videoconferencing in een redelijke resolutie met werkbaar geluid behoorlijk prijzig. Alleen de multinationals die vlieg- en verblijfskosten wilden besparen investeerden, zeker na 911, in videoconferencing-rooms en satellietverbindingen. Met de komst van DSL en andere breedband-verbindingen is het er echter een stuk voordeliger op geworden.
Er zijn diverse redenen om met videoconferencing te gaan beginnen. Tijdsbesparing, managers minder laten vliegen en rijden tussen vestigingen, de hoge reis- en verblijfskosten. Van geheel andere orde is het risico op een ongeluk, ontvoering of geweld tegen officials en het oplopen van enge ziekten. Ook de efficiency neemt dankzij videoconferencing toe bij informatie-overdracht en het samenwerken aan projecten (in vergelijking tot telefoon, email of fax). De toepassingen zijn legio, meetings van marketing & sales, crisis-overleg, R&D-besprekingen, projectoverleg met thuiswerkers, tele-educatie.
Natuurlijk moet u als manager niet zomaar met een modegril meegaan. Of videoconferencing iets voor een onderneming is hangt van tal van factoren af. Op het eerste gezicht komen vergaderingen in aanmerking voor videoconferencing, maar alle vergaderingen? Er zijn momenten dat een team binnen een uur de koppen bij elkaar moet kunnen steken. Tevens speelt de lengte van vergaderingen en meetings een rol. Hoe langer deze duren des te meer ook reis- en verblijftijd acceptabel worden. Bij twee uur reizen om een uurtje te vergaderen levert videoconferencing dus twee uur besparing op. Bij een vergadering van 3 uur is het rendement al minder. Videovergaderen is bij uitstek geschikt voor frequente korte bijeenkomsten over afstanden van meer dan 30-60 minuten reistijd, en zeker om even een inkoper in Taiwan virtueel face-to-face te ontmoeten.
Uiteraard kost het geld. Er zijn goedkope en dure oplossingen. Kan er met een simpele intranet-verbinding volstaan worden of meteen maar een satelliet-link opzetten? Welke infrastructuur is er al die goed benut kan worden? Om welke applicaties gaat het eigenlijk. Alleen webcam-software of ook het uitwisselen van spreadsheets en presentaties?
In the picture staat het (laten) maken van front & back-office oplossingen (bijv. met MS Office 2003 System). Via videoconferencing kunnen dan snel expertise, voorlichting, sales-info etc. uit de backoffice aangeboden worden. Online-seminars of e-learning schijnen ook steeds gewoner te worden. En zoals bekend vertelt een beeld meer dan 1.000 woorden. Een andere kwestie is of videoconferencing voordeliger is dan telefonisch vergaderen. Bij breedband-toepassingen kan dit kloppen, mits u inderdaad een goede verbinding krijgt. Om de prijs van de internet-camera’s, microfoons en headsets hoeft u het tegenwoordig echt niet meer te laten.
Oogcontact?
Dat het inmiddels niet sterft van virtuele videovergaderingen komt doordat er ook aan videoconferencing nadelen kleven. Het lijkt erop dat succes van virtuele teams niet (alleen) afhangt van de technologie. De meest belemmerende factor blijkt het gevoel van afstand te zijn. Veel teamleden ervaren de afstand bij deze manier van samenwerking als een drempel en verkiezen daarom face-to-face communicatie. Dan wordt videoconferencing zo zoetjes aan weer verlaten. Misschien zouden deze de Eyecatcher van Eckhardt Wintzen’s Ex’Vision moeten nemen (een videovergader-scherm dat het face-to-face oogcontact beangstigend levensecht benadert), maar dat is een beetje duur. Web-videoconferencing is in hoge mate afhankelijk van de netwerk-backbone. Laten uw communicatieservers het afweten of raakt het netwerk overbelast: einde videoconferencing. De werknemers pakken weer gewoon de auto of de telefoon.
Een ander punt: vergaderdiscipline. In een kamer kan een sterke voorzitter alles onder controle houden. Bij videoconferencing zijn de doordrammers en wegdommelaars in het voordeel. Zonder discipline blijven zij aan het woord of zakken langzaam weg. Zij moeten immers zelf op de knoppen drukken en praten. Saboteren is daarbij relatief simpel (misschien ook wel door hackers, wie weet).
Technische ondersteuning is daarom bij complexe vormen van videoconferencing een must. Zonder operator die de vinger aan de pols houdt kan de zaak lelijk vastlopen.
Systemen
Wie goedkoop wil en met slechts weinig personen hoeft te confereren komt met enkele webcams, breedband verbinding, MSN Messenger al een heel eind. Voor grotere toepassingen is het verstandiger een pan-klaar systeem van een gerenommeerde leverancier te betrekken. Liever iets meer betalen dan straks met de gebakken peren van vertraging, matige AV-kwaliteit incompatibiliteiten etc. te zitten. Voor webconferencing komt o.a. FVC Click to Meet Express (CTME) in aanmerking. Met deze oplossing is het mogelijk om binnen en buiten het IP-netwerk van de organisatie volledig geïntegreerd (audio, video en data) via IP te vergaderen. Het geheel kan deel uitmaken van een totale ‘collaboration- oplossing’ met bijv. Sitescape, ook voor de professionele thuiswerker nu een interessante oplossing om snel met collega’s, partners, leveranciers en klanten te communiceren met de laptop als communicatie-terminal.
Sony introduceerde onlangs de PCS-TL50 voor desktop-videoconferencing voor individuele en kleine vergaderruimten, een compleet pakket met een digitale zoom-camera ingebouwd in een LCD-scherm dat ook kan worden gebruikt als PC-monitor, afstandsbediening voor de camera, aansluitmogelijkheden voor zowel IP als ISDN en ondersteuning van video in televisiekwaliteit op beperkte bandbreedte en audio van hoge MPEG4-kwaliteit. De thuiswerker is gebaat bij een systeem zoals de Polyxom V500. Een eenvoudig videoconferencing systeem voor gebruik in kleinere kantoren en thuiswerkplekken dat eenvoudig aangesloten kan worden aan een reguliere TV of TFT-monitor. Simpel maar kwalitatief hoogstaand, het maakt gebruik van standaard videoprotocollen (o.a. H.264) zodat u met vrijwel elk ander videoconferencing systeem kunt videobellen via internet (wel kabel of ADSL uiteraard). De Polycom VSX 7000 aan de PC met ‘Visual Concert’ module (aan te sluiten zoals een beamer) gaat nog een stap verder. De gebruiker kan daarmee PC presentaties geven, audio- & videofragmenten laten horen en zien etc. U drukt op play en de andere kant ziet direct uw PC presentatie. Eenvoudiger kan niet. Als laatste voorbeeld Polycom VSX voor videoconferencing op meerdere locaties. Via de interne Multipoint module kan met drie andere videoconferencing systemen een zogenaamde multipoint sessie worden opgezet. U kunt dan met 4 locaties tegelijk videovergaderen Diegene die aan het woord is, is automatisch in beeld, net als in een echte vergadering. Of u kiest ervoor om de 4 locaties gelijktijdig in beeld te hebben.
Dat videoconferencing in opmars is staat buiten kijf. Of iedereen daar nu ook direct aan moet gaan beginnen is een tweede. Experimenteer als manager eerst eens met goedkope desktop-sets voor de consument of het beeldbellen met zoiets als Logitech Videocall (bellen via Skype). De ervaring moet leren waar videoconferencing binnen uw organisatie echt meerwaarde heeft of niet en waar een dergelijke applicatie totaal onzinnig is.

U.S.

© Dealer Info

Home

Dieptedossiers

Dealer Info TV

Dealer Info

Agenda

ICT webnieuws

Partnerdagen

Luc Sala's columns

Contact

Bedrijvengids

Archief

 

Vacatures

 
website development: GF&FA
Dealer Info • home
Vakblad voor ICT & CE retailers

Luc Sala's Blog
Shuttle Computers Handels GmbH
Wave Computers Nederland
ScanSource
G DATA Software AG
Dealer Info
Asus
Primacom